Oferuje właścicielom bądź leasingobiorcom wszystkie funkcje niezbędne do optymalizacji zarządzania flotą złożoną z kilku do kilkudziesięciu pojazdów z jednego miejsca. Umożliwia ewidencjonowanie informacji na temat posiadanych pojazdów oraz pełną opiekę nad powierzoną flotą.
W połączeniu z modułem Księgowość (Ewidencja pojazdów) pozwala na szybkie rozliczenie przejazdów oraz wykonanych tras. Dzięki integracji z modułem Handel umożliwia wystawienie dokumentów i ich rozliczenie.
Daje to szereg korzyści biznesowych:
- automatyzuje powtarzalne czynności,
- eliminuje błędy użytkownika,
- oszczędza czas, dzięki kontroli przepływu informacji.
Ewidencja pojazdów
Moduł enova365 Flota umożliwia rejestrację pojazdów, które można opisać wieloma parametrami:
- typ i rodzaj pojazdu,
- marka i model,
- nr rejestracyjny,
- VIN,
- stan pojazdu,
- nazwa, opis,
- rodzaj i pojemność silnika,
- rodzaj skrzyni biegów,
- data pierwszej rejestracji,
- data zakupu,
- data gwarancji,
- norma emisji,
- kolor,
- rodzaj
- paliwa,
- nr karty paliwowej,
- roczny limit kilometrów,
- właściciel,
- dysponent,
- serwisant,
- liczba miejsc.
Dane dotyczące pojazdów można przeglądać w formie wygodnej listy z możliwością filtrowania i sortowania danych.
Rezerwacje
Moduł Flota pozwala na rezerwacje pojazdów oraz możliwość generowania z nich za pomocą jednego kliknięcia przejazdów w celu prowadzenia księgowej ewidencji przebiegów.
Każda rezerwacja zawiera:
- automatycznie nadawany numer rezerwacji,
- stan rezerwacji,
- informacje o rezerwowanym pojeździe, osobie rezerwującej pojazd,
- opis i cel rezerwacji,
- typ trasy,
- docelowego kontrahenta i docelową lokalizację kontrahenta,
- miejsce odbioru oraz zwrotu pojazdu,
- datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji.
Długość trasy zostanie wyliczona automatycznie jako różnica pomiędzy końcowym odczytem licznika, a odczytem początkowym. Dla każdej dodanej rezerwacji można dodać dokumenty z nią związane np. mandaty.
Ewidencja zdarzeń związanych z pojazdem
Zawiera zestawienie wszystkich zdarzeń powiązanych z pojazdami floty. Domyślnie w systemie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń: przegląd techniczny oraz awaria samochodowa, istnieje jednak możliwość dodawania własnych zdarzeń, zależnie od specyfiki przedsiębiorstwa.
Do każdego ze zdarzeń można dodawać powiązane z nim dokumenty oraz inne informacje, gdy zdarzenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu.
Ubezpieczenia pojazdów
Dla każdego pojazdu zarejestrowanego w module Flota istnieje możliwość dodania informacji o ubezpieczeniu:
- datę rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia,
- nazwę ubezpieczyciela,
- numer polisy ubezpieczeniowej, opis: OC, AC, NNW, Assistance,
- wycenę ubezpieczanego pojazdu, suma składki ubezpieczeniowej,
- inne dokumenty i załączniki.
Jeżeli do ubezpieczenia zostanie podpięty dokument zakupu polisy, wówczas suma składki ubezpieczeniowej zostanie pobrana z niego automatycznie.
Szkody
Do każdej zawartej polisy w systemie może zaistnieć konieczność zgłoszenia szkody, którą można opisać parametrami:
- nr szkody, nr polisy ubezpieczeniowej,
- data zdarzenia,
- pojazd,
- kierowca,
- sprawca,
- status decyzji o odszkodowaniu,
- kwota (wysokość roszczeń),
- ubezpieczyciel sprawcy,
- nr rejestracyjny samochodu sprawcy,
- opis zdarzenia.
W zakładce załączniki można dodać wszelkie dokumenty związane ze szkodą takie jak zdjęcia, opisy czy mapki sytuacyjne zdarzenia.
Mandaty
W module Flota istnieje możliwość dodawania mandatów. Lista obejmuje informacje o:
- pojeździe, do którego został wystawiony mandat,
- dacie i godzinie wystawienia mandatu,
- kierowcy pojazdu,
- kwocie mandatu oraz liczbie punktów karnych.