Umożliwia szybki wgląd do dokumentów, zmniejsza pracochłonność obsługi wprowadzania dokumentów do systemu, usprawnia proces obiegu dokumentów w firmie, dzięki wykorzystaniu modułu Workflow.
Document Managment System to moduł, który wspiera przechowywanie, porządkowanie dokumentów w rejestrach (przychodzące/ wewnętrzne/ wychodzące) oraz ewidencjonowanie zgodnie z wykazem akt.
Pozwala przypisywać dokumenty do spraw, działów merytorycznych czy też elementów w strukturze organizacyjnej.
Posiada opcje ułatwiające wprowadzanie danych do systemu, wśród których na szczególną uwagę zasługuje funkcja OCR (Optical Character Recognition), która rozpoznaje znaki oraz całe teksty z plików graficznych oraz PDF.
Dzięki modułowi:
- można skanować dokumenty obce – system je rozpozna i zaewidencjonuje np. połączy z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz ze sprawami, które ich dotyczą. To eliminuje błędy i daje oszczędności w czasie,
- wszystkie dokumenty przechowywane są w jednym miejscu w formie cyfrowej – koniec z zaginionymi dokumentami, ponieważ wszyscy pracują na tym samym dokumencie (oryginał i jego odpowiednik w systemie),
- poprawie ulega dostępność, płynność i komunikacja między stanowiskami.