- WDROŻONE MODUŁY – ENOVA365
- Kadry Płace
- CRM
- Handel
- WDROŻENIE ZOSTAŁO ZREALIZOWANE PRZEZ:
edat.pl
Wykwalifikowany zespół wdrożeniowców od wielu lat wspierający wiedzą i doświadczeniem przedsiębiorstwa z województwa świętokrzyskiego.
edat.pl posiada bogate doświadczenie we wdrożeniach oprogramowania do zarządzania w firmach produkcyjnych, usługowych, handlowych oraz w sektorze publicznym.Stosuje rozwiązania indywidualne dla firm budowane w oparciu o wdrażane oprogramowanie.
dla:
SZCZOT-TECH KIELCE SP. Z O. O.
Przedsiębiorstwo produkcyjne specjalizujące się w produkcji i regeneracji szczotek przemysłowych. Oferta firmy obejmuje szczotki do zamiatarek ulicznych, oczyszczarek lotniskowych, urządzeń czyszczących, specjalistyczne szczotki dla rolnictwa i przemysłu technicznego, a także produkty realizowane na indywidualne zamówienia dla klientów krajowych i zagranicznych.
Głównymi klientami są firmy komunalne i największe polskie lotniska, co wymaga od firmy wysokich standardów jakości, niezawodności dostaw i wsparcia operacyjnego. Taki portfel klientów instytucjonalnych stanowi stabilną bazę przychodów i jednocześnie stawia wysokie wymagania.
Wymiar Społeczny
Szczot-Tech funkcjonuje jako Zakład Pracy Chronionej (ZPCh), zatrudniając osoby niepełnosprawne, głównie z dysfunkcją wzroku. Ten model łączy cele biznesowe z misją społeczną, wymagając jednocześnie dostosowania stanowisk pracy i procesów do indywidualnych potrzeb pracowników.
Wyzwania Przed Wdrożeniem
Przed wdrożeniem systemu enova 365 firma mierzyła się z typowymi dla małych i średnich przedsiębiorstw produkcyjnych problemami:
- Zarządzanie złożonością operacyjną – zdywersyfikowany portfel produktów i indywidualne wymagania klientów wymagały efektywnej koordynacji procesów
- Kontrola jakości – wysoki standard wymagany przez klientów instytucjonalnych wymagał pewnych mechanizmów sprawdzania i dokumentacji
- Zarządzanie zasobami ludzkimi – zatrudnianie osób z dysfunkcją wzroku wymaga specjalnego podejścia do szkolenia i monitorowania
- Dokumentacja i śledzenie – precyzyjna dokumentacja specjalistycznych zamówień i procesów produkcji była kluczowa
Te wyzwania skłoniły firmę do poszukiwania zintegrowanego rozwiązania systemowego wspierającego zarządzanie produkcją, zasobami ludzkimi i relacjami z klientami.
Wyzwania Techniczne i Organizacyjne
Do 2010 r. Szczot-Tech sp. z o. o. operował na prostym programie handlowym, który choć spełniał podstawowe funkcje zarządzania handlem, okazał się niewystarczający dla rosnących potrzeb firmy.
Głównym problemem był niewystarczająco intuicyjny system, co wpływało na wydajność pracy oraz ograniczało możliwości skalowania operacji.
Interfejs użytkownika i logika nawigacji powodowały, że pracownicy poświęcali zbyt wiele czasu na obsługę systemu zamiast na core’owe procesy biznesowe.
Istniejące rozwiązanie nie oferowało wystarczającej integracji między kluczowymi obszarami operacji firmy.
Szczot-Tech potrzebował systemu, który umożliwiałby:
- Połączenie handlu i magazynu – bezproblemową synchronizację między sprzedażą
- a stanem magazynowym, eliminując opóźnienia i błędy w logistyce
- Efektywną kompletację zamówień – zautomatyzowane procesy picking-pack-ship dostosowane do specyfiki produkcji i stanów magazynowych
- Zaawansowane zarządzanie zasobami ludzkimi – szczególnie z uwzględnieniem specjalnych potrzeb pracowników z dysfunkcją wzroku, w tym odpowiednie przydzielanie zadań i monitoring wydajności
- W procesie podejmowania decyzji, Firma przeprowadziła analizę swoich priorytetów i stwierdziła, że potrzebuje systemu, który będzie:
- Intuicyjny i łatwy w użytkowaniu – aby pracownicy, w tym osoby z dysfunkcją wzroku, mogli pracować efektywnie bez długiego okresu adaptacji
- Zintegrowany – łączący handel, magazyn i HR w jeden spójny ekosystem, eliminujący czasochłonne procesy ręczne
- Elastyczny – dostosowany do specyficznych potrzeb firmy, szczególnie w kontekście zatrudniania pracowników niepełnosprawnych i zarządzania ich możliwościami
- Skalowalny – zdolny do obsługi rosnącego portfela produktów i bazy klientów
Te wymagania doprowadziły Szczot-Tech sp. z o. o. do decyzji o wdrożeniu systemu Enova365, który oferował kompleksowe rozwiązanie ERP umożliwiające pełną integrację wszystkich kluczowych procesów biznesowych oraz elastyczność w dostosowaniu do unikalnych potrzeb organizacji.
Wyzwania i efekty wdrożenia
Przebieg Wdrożenia Enova365
Etap 1: Wdrożenie Modułu Handel (2011)
Wdrożenie systemu Enova365 rozpoczęto w 2011 roku od modułu Handel, co stanowiło kluczowy punkt zwrotny w transformacji cyfrowej Szczot-Tech. Moduł umożliwił scalenie procesów produkcji i sprzedaży w jeden zintegrowany system, eliminując dotychczasowe fragmentaryczne podejście.
Dzięki integracji handlu z produkcją, firma uzyskała:
- Pełną widoczność łańcucha dostaw – stan magazynu był dostępny w czasie rzeczywistym, co umożliwiało precyzyjne planowanie produkcji
- Automatyzację kompletacji zamówień – procesy picking-pack-ship zostały zoptymalizowane i zsynchronizowane ze stanem produktów
- Eliminację błędów ręcznych – dane przesyłane były automatycznie między działami, redukując duplikaty i nieścisłości
- Lepszą obsługę klientów – zespół sprzedaży miał dostęp do aktualnych informacji o dostępności produktów oraz historii zamówień
- Integracja handlu i produkcji pozwoliła firmie na bardziej elastyczne reagowanie na zapotrzebowanie klientów instytucjonalnych, szczególnie lotnisk i firm komunalnych, które wymagają terminowych dostaw
Etap 2: Wdrożenie Modułu Kadry i Płace (2014)
W 2014 roku przedsiębiorstwo wdrożyło moduł Kadry i Płace, który stanowił istotne uzupełnienie systemu. Ten etap był szczególnie ważny z uwagi na specyficzny profil zatrudnienia firmy.
Moduł Kadry i Płace umożliwił:
- Zaawansowane zarządzanie zasobami ludzkimi – system umożliwił precyzyjne śledzenie czasu pracy, urlopów
i wynagrodzeń wszystkich pracowników - Elastyczne przydzielanie zadań – dzięki integracji z modułem Handel, system mógł automatycznie proponować odpowiednie zadania pracownikom, biorąc pod uwagę ich możliwości
i specjalizację - Wsparcie zatrudniania osób niepełnosprawnych – moduł umożliwił dostosowanie stanowisk i procesów do indywidualnych potrzeb pracowników z dysfunkcją wzroku, co ułatwiło monitorowanie ich wydajności i bezpieczeństwa
- Automatyzację obsługi wynagrodzeń – obliczanie wynagrodzeń, podatków i rozliczeń stało się automatyczne, redukując błędy i oszczędzając czas działów administracyjnych
- Lepsze planowanie zasobów – kierownictwo miało pełny wgląd w dostępność pracowników i ich kompetencje, co umożliwiało bardziej efektywne planowanie produkcji
Etap 3: Wdrożenie Modułu CRM (2017r.)
Moduł CRM uzupełnił platformę Enova365, umożliwiając zarządzanie relacjami z klientami – od budowania bazy kontaktów po długoterminowe relacje z kontrahentami.
Poprzez kluczowe funkcjonalności:
- Kontrahenci – firma zyskała centralne repozytorium danych o klientach (lotniska, firmy komunalne, indywidualni odbiorcy)
- Zdarzenia i zadania – historię kontaktów z kolorowym wyróżnianiem priorytetów (np. pilne zamówienia)
- Projekty i kampanie – grupy zadań dla konkretnych klientów lub promocji nowych produktów
- Leady i transakcje – pełny proces sprzedażowy od sygnału do fakturowania
- Zasoby i teczki – zarządzanie wyposażeniem i gromadzenie dokumentów z różnych modułów
- Moje zadania – listę przydzielonych zadań dla koordynacji zespołu
- Korespondencja seryjna – szablony e-maili/listów z automatycznym zapisem zdarzeń
- Wizytówki – ewidencję potencjalnych klientów z historią kontaktu
- Opiekun kontrahenta – przypisanie do przedstawicieli handlowych (główny/zastępca)
- Załączniki – archiwizację dokumentów (.pdf, .doc, .xml, .jpg, .png)
Moduł CRM zapewnił Szczot-Tech pełną widoczność cyklu klienta i koordynację sprzedaży z produkcją.
Efekty wdrożenia
Po pełnej implementacji wymienionych modułów Szczot-Tech sp. z o.o. uzyskał:
- Zintegrowany ekosystem biznesowy – handel, magazyn, produkcja i zasoby ludzkie działały teraz w spójnym systemie bez przesyłania danych między niezwiązanymi ze sobą platformami
- Zwiększoną efektywność operacyjną – zmniejszenie czasu obsługi zamówień, redukcja błędów i mniejsze straty czasu na obsługę systemu. Automatyczna synchronizacja zamówień ze stanem magazynu skróciła czas realizacji zamówienia: z 2-3 dni do kilku godzin. Błędy praktycznie zniknęły
- Automatyzacja śledzenia czasu pracy i wynagrodzeń. System dostosowuje zadania do możliwości pracowników. Czas przygotowania wynagrodzeń zmniejszył się z 3 dni do kilkudziesięciu minut
- Lepsze wsparcie dla pracowników – szczególnie dla osób z dysfunkcją wzroku, którym system oferował intuicyjny interfejs i automatyczne wsparcie w wykonywaniu zadań
- Lepsza informacyjność decyzji – kierownictwo miało dostęp do raportów i analiz umożliwiających szybsze podejmowanie decyzji strategicznych
- Skalowalność – system umożliwił firmie wzrost bez konieczności wprowadzania dodatkowych, czasochłonnych procesów ręcznych
Wdrożenie Enova365 w dwóch etapach pozwoliło Szczot-Tech na transformację z systemu fragmentarycznego w kierunku zintegrowanej, nowoczesnej platformy zarządczej, wspierającej zarówno wzrost biznesowy, jak i celów społecznych firmy.
Ogólne Rezultaty
Wydajność operacyjna wzrosła o co najmniej 35%, błędy spadły drastycznie, jakość usług dla klientów instytucjonalnych znacznie się poprawiła.
Wdrożenie Enova365 przebiegało w trzech etapach. W 2011 roku wdrożono moduł Handel, scalając procesy produkcji i sprzedaży. W 2014 roku wprowadzono moduł Kadry i Płace, wspierający zarządzanie zasobami ludzkimi z uwzględnieniem potrzeb pracowników z dysfunkcją wzroku. Dodatkowo wdrożono moduł CRM, który umożliwił kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami i procesem sprzedażowym. System skonfigurowano z interfejsami dostosowanymi do wszystkich pracowników, łącznie z kolorowym kodowaniem stanowisk.
Efekty Operacyjne:
- Zarządzanie zamówieniami: Automatyczna synchronizacja handlu i magazynu; czas realizacji skrócony z 2-3 dni do kilku godzin
- Kompletacja: Zoptymalizowane listy z instrukcjami dla pracowników; efektywność wzrosła o 40%, błędy drastycznie spadły
- Kadry i Płace: Automatyczne śledzenie czasu pracy i wynagrodzeń; czas przygotowania skrócony z 3 dni do kilkudziesięciu minut
- Kontrola jakości: Pełny audit trail każdego etapu produkcji
- CRM: Zintegrowana obsługa klienta i procesów sprzedażowych
Efekty Strategiczne:
- System umożliwia dostęp do raportów i dashboardów w czasie rzeczywistym. Czas przygotowania raportu miesięcznego skrócił się z 4-5 dni do 30 minut. Kierownictwo podejmuje decyzje na bazie aktualnych danych. Pełna dokumentacja procesów produkcji i zarządzania klientami wzmocniła zaufanie dużych klientów oraz dała przewagę konkurencyjną
Efekty Długoterminowe:
- Skalowalność: gotowość do obsługi wzrostu biznesu o co najmniej 100%
- Oszczędności kosztów: automatyzacja i redukcja błędów przyniosły kilkudziesięcioprocentowe oszczędności operacyjne
- Przyszłe możliwości: integracja e-commerce, zaawansowana analityka, mobilny dostęp i automatyczne zamówienia materiałów
Inne Korzyści:
- Inkluzywność: pełne wsparcie pracowników z dysfunkcją wzroku
- Standaryzacja: procesy udokumentowane i gotowe do audytów
- Kultura organizacyjna: jasne zadania i przejrzyste kryteria wydajności
Wdrożenie Enova365, uzupełnione modułem CRM, stało się fundamentem zrównoważonego wzrostu i sukcesu Szczot-Tech, wspierając cele komercyjne oraz społeczne firmy.
Korzyści po wdrożeniu
Dzięki Enova365 bez problemu przeszliśmy przez wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) oraz intensywne zmiany w systemie podatkowym. Usprawniliśmy procesy dotyczące pracowników niepełnosprawnych, a także obsługę dokumentacji związanej z odzieżą roboczą i wyposażeniem BHP. Co więcej, Enova365 pozwala na wprowadzenie personalizacji i modyfikacji wynikających ze specyfiki naszej firmy.
Mieliśmy świadomość, że wdrożenie nowego systemu będzie wyzwaniem zarówno dla nas, jak i dla firmy wdrażającej. Po wielu prezentacjach zdecydowaliśmy się na wybór systemu Enova365, ponieważ dawał nam największe możliwości dostosowania do specyfiki naszej działalności – produkcji specjalistycznych szczotek oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych.
Dzięki Enova365 nasi pracownicy mają łatwy i wygodny dostęp do informacji oraz funkcji systemu, co znacząco poprawiło naszą produktywność i umożliwiło lepsze zarządzanie danymi. Efekty naszej współpracy są widoczne w codziennej działalności – od szybszej realizacji zamówień dla lotnisk i firm komunalnych, po lepszą obsługę dokumentacji dla pracowników.
Dzięki wdrożeniu ERP Enova365 oraz dedykowanego systemu webowego zyskaliśmy większą kontrolę nad naszymi operacjami i procesami. To wszystko przyczyniło się do poprawy naszej wydajności i zdolności reagowania na zmieniające się potrzeby rynku. Enova365 okazał się nie tylko narzędziem biznesowym, ale także wsparciem dla naszej misji społecznej – tworzenia inkluzywnego miejsca pracy dla osób niedowidzących.
Alina Skwarna
Prokurent i Menedżerka Działu Handlowego
w Szczot-Tech Kielce Sp. z o.o.