WDROŻONE MODUŁY – ENOVA365
Kadry Płace wraz z dodatkami:
- Czas Pracy,
- Importy/Eksporty Księgowe,
- Eksporty Dekretów List Płac,
- Delegacje Służbowe oraz
- Pulpit Pracownika
- Pulpit Kierownika
Wdrożenie zostało zrealizowane przez:
edat.pl – zespół konsultantów specjalizujących się w systemach ERP enova365, mający wieloletnie doświadczenie we wsparciu przedsiębiorstw produkcyjnych, usługowych, handlowych oraz instytucji publicznych poprzez rozwiązania dopasowane do specyfiki klienta.
dla:
ELSTEEL‑Poland Sp. z o.o.,
która jest częścią obszaru biznesowego Installation w Grupie KAMIC – prywatnej, szwedzkiej grupie kapitałowej, która nabywa, rozwija i zarządza firmami technologicznymi działającymi w wybranych niszach rynkowych.
Elsteel to kompleksowy dostawca wszystkich typów obudów niskonapięciowych. Od najmniejszej skrzynki zaciskowej po największe tablice rozdzielcze i układy sterowania silnikami.
Wyzwania i cele projektu
Wszystkie rozliczenia kadrowo‑płacowe – listy płac, delegacje i raporty – zajmowały zbyt dużo czasu, wymagały sporo pracy i niosły duże ryzyko pomyłek w naliczanych wynagrodzeniach, podatkach i składkach.
Celem wdrożenia było zautomatyzowanie naliczania płac, prowadzenia akt osobowych, obsługi ZUS i podatków, rejestru wielozmianowego czasu pracy, rozliczania delegacji oraz powiązanie tego wszystkiego z księgowością.
Jednocześnie chodziło o skrócenie czasu, jaki dział HR co miesiąc poświęcał na listy płac, korekty, delegacje i raporty.
Zakres i funkcjonalność rozwiązania
Wdrożono moduł enova365 Kadry i Płace wraz z dodatkami:
- Czas Pracy,
- Importy/Eksporty Księgowe,
- Eksporty Dekretów List Płac,
- Delegacje Służbowe
Taka konfiguracja systemu umożliwia:
- automatyczne naliczanie list płac – proces liczenia skomplikowanych elementów wyraźnie się skrócił, program umożliwia wielokrotne przeliczanie,
- pełną obsługę delegacji (polecenia wyjazdu, diety, ryczałty, rachunki wielowalutowe) oraz
- eksport dekretów płacowych do plików TXT/XML/EDI na potrzeby księgowości.
Moduł Kadry i Płace rozszerzono o Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika (dostępne w trzech wersjach językowych), dzięki którym pracownicy anglojęzyczni mogą sami składać wnioski urlopowe i kadrowe, zmieniać swoje dane, sprawdzać czas pracy, wynagrodzenia i dokumenty płacowe, (co przyspiesza przepływ informacji i ułatwia codzienną obsługę pracowników), a osoby zarządzające zyskują wygodny dostęp do danych kadrowo‑płacowych swoich pracowników i własnych.
Elektroniczne wnioski i ich akceptacja zmniejszają liczbę papierowych dokumentów i porządkują pracę.
Rozwiązanie pomaga też lepiej pilnować nadgodzin i szybko ustalać zastępstwa, gdy ktoś jest nieobecny.
Harmonogram i integracja
Projekt realizowano etapami, minimalizując wpływ na bieżącą działalność firmy:
- Grudzień 2023: wdrożenie podstawowego modułu Kadry i Płace – automatyzacja naliczania wynagrodzeń, deklaracji ZUS/PIT/GUS.
- Styczeń 2025: uruchomienie Czasu Pracy (ewidencja wielozmianowa, RCP), Eksportów Dekretów List Płac i Importów/Eksportów Księgowych
- Listopad 2025: Dodanie Pulpitu Pracownika (trzy języki: PL/EN/UA), Pulpitu Kierownika i modułu Delegacje Służbowe domknęło pełną automatyzację.
Integracja zapewnia dwukierunkowy przepływ danych między kadrami, płacami, delegacjami
i księgowością, z zachowaniem zgodności z polskimi przepisami (ZUS, PIT, GUS) oraz obsługą delegacji zagranicznych – w tym przeliczaniem kosztów według właściwych kursów walut.
Wyzwania i zarządzanie ryzykiem
Do głównych wyzwań wdrożenia należała migracja danych historycznych ze starego do nowego systemu oraz konfiguracja tabel, diet, limitów i schematów księgowych.
Ryzyka regulacyjne, takie jak zmiany w prawie pracy, podatkach czy zasadach rozliczania delegacji, zostały ograniczone dzięki parametryzowalnym tabelom stawek, kursów walut i reguł rozliczeniowych oraz możliwości szybkiej aktualizacji systemu enova365.
Opis wdrożenia enova365
Wdrożenie systemu enova365 Kadry i Płace w ELSTEEL-Poland Sp. z o.o. realizowane przez partnera wdrożeniowego edat.pl było wieloetapowym projektem transformacji procesów HR, który zastąpił ręczne rozliczenia kompleksową automatyzacją kadrowo-płacową, ewidencją czasu pracy, delegacjami służbowymi i integracją z księgowością.
Pani Ewa Ficoń pełniła kluczową rolę partnera wdrożeniowego, dostarczając specjalistyczną wiedzę w zakresie systemów ERP enova365 dostosowanych do firm produkcyjnych z międzynarodową strukturą organizacyjną. Zespół Edat.pl odpowiadał za:
- Analizę przedwdrożeniową: identyfikację procesów kadrowo-płacowych, mapowanie wymagań (wielozmianowa produkcja, delegacje, zgodność ZUS/PIT) i projektowanie konfiguracji systemu. Edat.pl opracował harmonogram i plan wprowadzania zmian, w tym szkolenia dla pracowników HR/IT
- Dobór i konfigurację modułów: wdrożenie Kadry i Płace + dodatków (Czas Pracy, Importy/Eksporty Księgowe, Eksporty Dekretów, Delegacje Służbowe, Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika) z parametryzacją tabel, diet, schematów księgowych i wielowalutowości
- Migrację danych: Przeniesienie historycznych danych ze starego systemu informatycznego do enova365, w tym ewidencji pracowników, list płac i rozliczeń delegacyjnych
- Integracje i testy: Dwukierunkowe połączenia z Programem Płatnik, księgowością (TXT/XML/EDI) oraz testy akceptacyjne użytkowników : działu HR i finansów
Dzięki doświadczeniu edat.pl wdrożenie uwzględniało lokalne uwarunkowania prawne oraz specyfikę międzynarodowej grupy kapitałowej.
Partner zapewnił nie tylko instalację systemu, ale kompleksowe doradztwo w optymalizacji procesów HR, co przełożyło się na mierzalne oszczędności czasu (naliczanie płac, delegacje) i redukcję błędów.
Efekty biznesowe i finansowe
Wdrożenie enova365 przyniosło natychmiastowe usprawnienia w codziennych procesach HR, mierzone konkretnymi wskaźnikami:
- Skrócenie czasu naliczania list płac z kilku dni roboczych do kilku minut: dzięki automatyzacji listy płac nalicza się bardzo szybko z możliwością wielokrotnego przeliczania i eliminacją żmudnych, ręcznych korekt
- Redukcja błędów: Spadek liczby błędów w rozliczeniach o 80-90%, szczególnie przy nadgodzinach, delegacjach wielowalutowych i ZUS ( mniej kar i nad-/niedopłat)
- Automatyzacja delegacji i wniosków: pracownicy samodzielnie składają wnioski urlopowe/delegacyjne przez Pulpit Pracownika (dostępny w jeżykach PL/EN/UA), kierownicy akceptują online – 75% mniej czasu potrzeba na obieg dokumentów
- Firma zyskała też możliwość dokładnej analizy kosztów osobowych i delegacji według pracowników, krajów i rodzajów wyjazdów. To ułatwia pilnowanie wydatków, planowanie budżetów i szybsze zamykanie okresów finansowych, a w efekcie przynosi znaczące oszczędności pieniędzy
Kierownik Działu Kadr i Płac
ELSTEEL-Poland Sp. z o.o.
p. Kateryna Wasilewska:
„Przejście ze starego systemu informatycznego na enova365 to rewolucja – naliczanie list płac skróciło nam proces z kilku dni do kilku minut, a liczba błędów spadła o 90%. Pulpit Pracownika w trzech językach całkowicie wyeliminował papierowe wnioski urlopowe, co ogromnie usprawniło kierownictwu komunikację ze 140 pracownikami.
Integracja z księgowością przez Eksporty Dekretów i Importy Księgowe dała nam pełną kontrolę nad kosztami delegacji – automatyczne diety, ryczałty i przeliczniki walutowe pozwoliły odzyskać wiele godzin miesięcznie i zaoszczędzić znaczne kwoty na administracji HR.
Moduł Czas Pracy idealnie odwzorowuje naszą wielozmianową produkcję – ewidencja czasu pracy i nadgodzin jest bezbłędna, a rozliczenia delegacji służbowych przebiegają płynnie, bez opóźnień w księgowaniu.
Chcę mocno podkreślić rolę Pani Ewy Ficoń w całym procesie wdrożenia enova365. Jej profesjonalne, merytoryczne i rzeczowe podejście sprawiło, że projekt przebiegał sprawnie, terminowo i bez zakłóceń na każdym etapie – od analizy, przez konfigurację i testy, aż po uruchomienie systemu i wsparcie powdrożeniowe.
Z pełnym przekonaniem polecamy współpracę z Edat.pl każdemu, kto szuka partnera wdrożeniowego łączącego wysokie kompetencje techniczne z doskonałym zrozumieniem procesów biznesowych oraz realnym wsparciem użytkowników w codziennej pracy z systemem.”
Ewa Ficoń Edat.pl:
„Kluczowe było szkolenie pracowników HR i IT oraz wsparcie powdrożeniowe – dziś ELSTEEL samodzielnie zarządza schematami księgowymi i Pulpitami Pracownika i Kierownika, co gwarantuje długoterminową skalowalność systemu dla rosnącej grupy kapitałowej.”
